Las 10 tareas que debe realizar todo autónomo antes de empezar una actividad o montar una empresa

Las 10 tareas que debe realizar todo autónomo antes de empezar una actividad o montar una empresa

1º validar el modelo de negocio

Realmente debes preguntarte si eres experto en lo que te vas a dedicar, en que destacas tu producto o servicio por encima de la competencia, que sabes hacer muy bien que te aporte un valor diferencial.

Te aconsejo el libro “generación de modelos de negocio” que sin duda aportara una mayor claridad de pensamiento y veras las tendencias del mercado y como se están generando los diferentes modelos y empresas.

No pienses que por montar lo mismo que ya existe sin aportar nada diferente puedes triunfar en el mercado.

Consulta con amigos, con profesionales lo que quieres hacer. Nosotros vemos cada mes muchos emprendedores y creen que su idea es muy novedosa y que son únicos, pero la experiencia nos demuestra que muchas veces, los emprendedores nos llegan con las mismas ideas sin que realmente aporten algo diferencial al mercado.

2º Calcula  los costes fijos de tu proyecto.

Me encantan los proyectos emprendedores de autónomos que quieren iniciar su actividad empresarial sin incurrir en muchos costes fijos. Son los que yo llamo proyectos de bajo coste. Lo interesante de este tipo de proyectos es que aunque no funcione y fracase, realmente no arriesgamos mucho dinero.

Una idea equivocada es que si un proyecto no requiere de una gran inversión inicial en equipos y maquinaria no necesita mucha financiación y que podemos emprender sin grandes riesgos. Lamentablemente nos falta el factor de los costes fijos para analizar correctamente la magnitud del riesgo asumido.

Ante estos dos proyectos:

EMPRENDEDOR A: INVERSIÓN 11.000 COSTES FIJOS 100 EUROS /MES = TOTAL 1 AÑO 12.200 €

EMPRENDEDOR B: INVERSIÓN   0  €  COSTES FIJOS 1000 EUROS /MES = TOTAL 1 AÑO 12.000 €

Sin duda mi consejo de inversión es sobre el modelo emprendedor A, pues aunque supone una fuerte inversión inicial su estructura de costes es muy pequeña. Realmente aunque no cumpla con las previsiones no voy a tener que cerrar por falta de fondos. Pero si se retrasa varios meses los ingresos posiblemente me vea condicionado a cerrar en el emprendedor B.

3º Transforma costes fijos en variables.

Para solucionar el tema de los costes fijos lo ideal es poder relacionar tus costes con la situación real de ventas de la empresa. Pondré algunos ejemplos de cómo podemos hacer esto que nos ayude a entender de qué hablamos.

Por ejemplo en el sueldo de los socios trabajadores es importante que sea variable en función del importe de la cifra de ventas. De este modo no pagamos sueldos y gastos fijos que no están sustentados con una venta real.

Otra cuestión que podemos tener en cuenta por ejemplo para un profesional independiente es el del alquiler. Marcar un objetivo de ventas o de negocio a partir del cual ya podemos asumir un alquiler. Mientras tanto podemos utilizar un centro de negocios cada vez que un cliente o cliente potencial nos quiera ver en un despacho. Lo normal es que son mucho más económicos hasta que realmente llegamos a un uso elevado. Los que yo conozco por 10 Euros la hora puedes disponer de un despacho totalmente amueblado y en las mejores zonas de la ciudad.

Existe una palabra que define perfectamente este apartado: “subcontratación” si subcontratas todo lo que no sea necesario realizar dentro de la empresa, solo pagaras por lo que realmente necesitas siendo un coste variable.

4º Minimiza las inversiones

Muchas veces antes de empezar lo queremos hacer todo nosotros. Eso supone comprar maquinaria y equipos, pero como descubrirás al empezar a trabajar, los recursos son limitados y si utilizamos el dinero para inversiones no lo tenemos para comprar existencias, o para publicidad….

Por tanto, aunque sea más caro en principio sacar fotocopias en la fotocopiadora de la esquina, seguro que es más rentable que comprar una fotocopiadora con su tóner.

Seguro que si te pones a pensar en que podemos subcontratar y ahorrarnos el equipo y posiblemente al personal estemos ahorrando mucho dinero y posibles problemas futuros.

Al final se trata de poder hacer lo máximo con muy poco.

5º Calcula el punto muerto.

Como supongo que ya conoces, el punto muerto es aquel volumen de ventas que tengo que llegar para ni perder ni ganar. Es una cifra fácil de calcular y sirve perfectamente para ver si estamos hablando de algo coherente con el mercado o estamos con una fantasía.

Nos llegaron al despacho unos emprendedores que pretendían montar una academia. Los 3 socios tenían su licenciatura y eran expertos en su área. Analizamos los costes fijos, los costes variables y las inversiones a realizar.

Una vez calculado el punto muerto estábamos hablando de unos 5000 euros al mes. Teniendo en cuenta que no se habían establecido ninguno salario me pareció un poco alto y vimos que con una ocupación del 60% era alcanzable ese punto muerto.

Cada uno debe ver si es alcanzable o no. Lo lamentable es engañarse y creer que aunque ningún negocio similar de la zona tengan esas ventas nosotros sí que lo tendremos.

6º Calcula tu punto máximo.

Es otro dato muy importante para mí para decidir si emprendo con un negocio y me doy de alta de autónomo o mejor me dedico a otra cosa es calcular el punto máximo. Es decir cuánto vendo si estoy al 100% de mi capacidad de venta.

En el ejemplo anterior, como pasara con la mayoría de proyectos, tenía una limitación de horas lectivas y una limitación de clases. Por tanto lo que a mí me gusta hacer es ver que vendemos realmente al mes si tenemos todas las horas, con todos los alumnos y con todas las clases ocupadas.

Realmente este fue un ejercicio muy interesante ya que vimos que con las ventas al 100% la facturación mensual era de 8.000 euros mes. Con unos costes fijos de 5000 euros mes vimos que realmente el posible beneficio de 3000 euros podría ser el sueldo de los socios. Por tanto, cobrar 1000 euros cada uno por la hipotética idea de poder vender siempre el 100% y habiendo incurrido en inversiones superiores a 50000 euros, nuestro consejo es que para eso mejor un trabajo, que con su currículo seguro que conseguían un salario mayor.

Puede ser interesante ver la diferencia entre punto muerto y punto máximo.

Cuidado y no caigamos en el error de pensar que “yo no tengo punto máximo”  pues muchas veces es una limitación financiera.

7º Busca asesoramiento profesional

Lamentablemente estamos en el “momento emprendedor”, parece que todo es para el emprendedor, aunque mi experiencia y opinión me demuestra que solo es “publicidad institucional”, que no hay detrás ninguna medida de apoyo a emprendedores.

Además nos encontramos con un montón de “oficinas de apoyo” donde realmente determinadas instituciones como las cámaras de comercio, que ahora tienen que buscar dinero si quieren sobrevivir, pero es un apoyo “limitado”, depende del “asesor” que te ayude que realmente te sirva de algo o tal vez te perjudique enormemente. Por favor, haz la prueba, pregúntale a ese asesor que te calcule si es más interesante iniciar en módulos (Estimación objetiva) o en Régimen General simplificado y veras que no te pueden asesorar. Lamentablemente si se equivoca tienes que estar 3 años sin poder pasarte a módulos.

Hoy el parado esta “criminalizado “, con todas las “ventajas” para emprendedores ¿por qué no empiezas?  Pues mira, no todo el mundo está preparado para tener una empresa o ser autónomo. Además necesitas calcular la viabilidad del proyecto.

Por tanto mi consejo es consulta con un profesional, es mejor gastar un poco de dinero antes de emprender que apostarlo y perderlo todo.

8º Ahorra con la asesoría fiscal, contable y laboral

Hoy día existen incontables asesorías en tu ciudad y también puedes encontrar asesorías online con muy buenos precios.

Creo muy importante diferenciar cuando hablamos de asesoría online dos tipos muy diferentes aunque se utilice el mismo nombre para denominarlas.

Por un lado tenemos las asesorías online que son realmente plataformas, es decir un software o programa informático en la nube,  para que el cliente introduzca sus facturas de compras, sus facturas de ventas y sus apuntes de contabilidad, etc. El problema es que el RESPONSABLE de la información introducida es el propio cliente, y es el propio cliente el que decide donde se contabiliza cada gasto y debe ser conocedor de si un documento o factura cumple con los requisitos legales. Por tanto no estás contratando una asesoría, sino un programa contable con un servicio de asesoramiento, pero no sabemos la experiencia ni profesionalidad con la que cuentan.

Por otro lado encontramos asesorías online como miasesoriaweb.com donde es la asesoría la que trabaja no el cliente, es la asesoría la que revisa que realmente todas las facturas cumplan los requisitos legales, es la asesoría la que contabiliza y prepara las liquidaciones fiscales. Es la asesoría la que asesora a los clientes y resuelve todas sus dudas fiscales, laborales o contables. Es tener una asesoría siempre disponible con independencia de donde te encuentras aprovechando las nuevas tecnologías e internet. Y con una calidad- precio increíble.

Ahorra precios en asesoría pero sabiendo lo que estas contratando.

9º Debes tener un plan de marketing.

No puedes iniciar tu actividad sin considerar un presupuesto para marketing. Hoy día internet es importantísimo y debes dedicar parte de tus recursos a la publicidad online,  redes sociales, pagina web, etc.

También creo que es muy importante crear una marca. Ya sea tu marca personal o una marca “profesional”.  Crea tu logotipo, tus colores corporativos, diferénciate.

Una vez tengas claras tus diferencias deberás comunicarlas, anunciarlas, publicitarlas. Deben tenerte como referencia y al principio es algo que se debe pagar.

10º Confía en tus posibilidades, pero planifica.

Tener un plan claro, que nos permita ir identificando las fases por las que va nuestro proyecto nos ayudara a ser realistas y ver si estamos haciendo bien las cosas.

Ser pequeños  y estar empezando nos permite ser flexibles, aunque debemos ser perseverantes con nuestro plan y no estar cambiándolo cada semana, si que debemos estar atentos y detectar nuevas oportunidades o nichos de mercado que tal vez no habíamos visto en un primer análisis.

Cuando empiezas a trabajar salen nuevos problemas y nuevas líneas de actuación, etc.

Sobre todo, de nada sirven los éxitos que no monetizan.  Puede que sea un éxito haber presentado 2000 presupuestos en 3 meses, pero si ninguno ha terminado comprando debemos analizar el motivo. Los mejores indicadores tienen en cuenta la cifra de ventas.

Conclusión:

Empezar una empresa o un negocio requiere mucha disciplina y mantener la mente fría y no desilusionarte por los resultados negativos. Si te rodeas de un equipo competente (aunque sea con proveedores) posiblemente al final llegue el éxito y si no llega… es importante saber cuándo cerrar y empezar otra cosa